Traducerile legalizate sună complicat la prima vedere, ca și cum ai avea nevoie de un dicționar și de răbdare de fier. Hai să fim sinceri, de multe ori toată povestea se reduce la a pune un document în forma pe care o recunosc instituțiile. În România, traducerea legalizată înseamnă o traducere făcută de un traducător autorizat de Ministerul Justiției, peste care un notar public aplică o încheiere prin care atestă semnătura traducătorului.
Notarul nu validează ideile din document și nici nu judecă stilul, ci certifică faptul că persoana care a semnat traducerea este aceeași din registrul său și că are dreptul să traducă din acea limbă. Mi se pare că aici apare, cel mai des, confuzia dintre traducerea autorizată, semnată de traducător, și traducerea legalizată, la care se adaugă pasul notarial.
Din ce am observat eu, instituțiile folosesc uneori amestecat termenii. Apar formulare online în care se cere „traducere autorizată” și, la ghișeu, ți se cere „legalizată”. Când vezi astfel de diferențe de vocabular, nu e un capăt de lume.
Cel mai sănătos este să verifici cerința instituției la care depui actele și să pui o întrebare clară înainte să pornești prin oraș. E un telefon de trei minute care îți scutește două drumuri până în centru.
Situații curente în care se cer traduceri legalizate în Cluj
În viața reală, nu știu exact dacă e așa pentru toată lumea, dar cele mai multe solicitări pe care le-am întâlnit vin atunci când oamenii aduc documente din străinătate și vor să le folosească în Cluj. Primăria Cluj-Napoca sau Direcția de Evidență a Persoanelor cer frecvent traduceri legalizate pentru acte de stare civilă, cum ar fi certificate de naștere, căsătorie sau divorț. Dacă te căsătorești cu un partener din altă țară și depui dosarul pentru oficiere, traducerile legalizate ale certificatelor și declarațiilor sunt aproape nelipsite.
În mediul universitar, când ajungi cu diplome sau foi matricole din străinătate pentru echivalare la o universitate din Cluj, ți se va cere, de obicei, traducere legalizată, mai ales dacă documentul original nu este bilingv. La Inspectoratul pentru Imigrări, pentru dosarele de rezidență sau cetățenie, traducerile legalizate ale cazierelor, hotărârilor judecătorești sau certificatelor sunt standard.
Registrul Comerțului de pe lângă Tribunalul Cluj solicită adesea traduceri legalizate când înființezi o firmă cu asociat nerezident ori modifici acte constitutive redactate într-o altă limbă. Chiar și domeniul auto își cere porția lui: pentru înmatricularea unui autovehicul adus din străinătate, facturile și actele de proprietate sunt, cel mai adesea, traduse și legalizate înainte de depunere.
În zona judiciară, când ai hotărâri emise în alt stat și vrei să le pui în executare în România, intri, din nou, în aceeași logică a traducerii legalizate. Iar în dosarele medicale, rapoarte sau scrisori medicale pot fi cerute în formă legalizată, în special când ajung în dosare cu circuit oficial sau la asigurători.
Cum decurge procesul, pe limba tuturor
Procesul, spus simplu, începe cu o copie clară a actului. Trimiți scanul sau fotografia către un traducător autorizat, acesta estimează volumul, confirmă limba și particularitățile documentului, apoi îți oferă termenul. După ce traducerea este gata, se tipărește împreună cu o copie a documentului, iar traducătorul o semnează și o ștampilează. Urmează notarul din Cluj, care aplică încheierea de legalizare.
Dacă traducătorul are specimenul de semnătură depus la notarul ales, totul merge mai repede și, de cele mai multe ori, nu trebuie să faci altceva decât să ridici mapa. Dacă nu există specimen, se merge la un notar unde traducătorul este deja înregistrat. La fața locului, procedura în sine durează puțin, iar documentele se leagă ordonat, astfel încât să poată fi recunoscute ușor de orice instituție.
Merită acordată atenție detaliilor care par mărunte. Numele cu diacritice sau caractere speciale trebuie redate corect, la fel ca numerele de înregistrare, seriile, ștampilele și mențiunile din margine. O fotografie neclară poate ascunde o cifră și, fără să vrei, ajungi la o neconcordanță ce îți blochează dosarul la ghișeu.
E util să verifici scrierea numelui exact ca în pașaport sau în cartea de identitate, pentru că orice diferență se observă imediat în sistemele informatizate. Din ce am văzut, o ultimă citire atentă a traducerii înainte de notar te scutește de emoții.
Apostilă și supralegalizare, atunci când documentele circulă în afara țării
Când documentele pleacă peste graniță, apare inevitabil întrebarea despre Apostila de la Haga sau despre supralegalizare. Regula practică este că apostila se aplică pe actul sursă emis de o autoritate română sau pe încheierea notarială care însoțește traducerea, nu pe traducerea în sine. Adică, dacă ai nevoie de apostilă pentru traducere, se apostilează încheierea notarială.
Pentru țările care nu sunt parte la Convenția de la Haga, intră în scenă supralegalizarea prin ministere și misiuni consulare. Nu e o filosofie, dar cere o minimă planificare. Întreabă din timp instituția din țara de destinație ce format acceptă, ca să nu te întorci din drum cu dosarul.
Am avut situații în care o traducere folosită în țară a fost nevoie, ulterior, să fie recunoscută în străinătate. A fost suficient să verific la notar dacă încheierea îndeplinește condițiile pentru apostilare, apoi am continuat traseul. A durat puțin mai mult decât m-aș fi așteptat, dar a fost predictibil și, mai ales, fără surprize costisitoare.
Timp și costuri, explicate fără jargon
Durata ține de trei lucruri: volumul documentelor, raritatea limbii și disponibilitatea notarială. Pentru o pagină standard într-o limbă de circulație, în Cluj se lucrează, de regulă, în 24 de ore, iar când există urgență și loc în program se întâmplă și mai repede. Pentru limbile rare sau pentru acte cu multe tabele și rubrici, termenul crește. Costurile au două componente.
Prima este onorariul traducătorului, calculat de obicei la pagini de lucru de 2000 de caractere sau la pagina notarială, în funcție de practică. A doua este taxa notarială pentru legalizarea semnăturii traducătorului. Estimarea devine clară imediat ce trimiți scanul documentelor. Eu recomand un deviz scris, cu termen și ce include exact prețul, pentru a ști dinainte la ce te aștepți și pentru a evita discuțiile de la final.
În aceeași zonă a clarificărilor, e bine să nu amesteci traducerile legalizate cu serviciile de adaptare creativă pentru marketing, site-uri sau campanii. Sunt lucruri diferite și au reguli diferite. Dacă ai un proiect de comunicare și cauți o transcreare atentă la nuanțe și public, poți apela la servicii dedicate de tipul traduceri creative Cluj pret, fără a le confunda cu ceea ce îți solicită o instituție publică.
Greșeli care apar des și cum le ocolești, cu calm
Confuzia de fond este aceea dintre legalizarea copiei și legalizarea traducerii. Legalizarea unei copii spune doar că fotocopia corespunde cu originalul. Legalizarea traducerii atestă semnătura traducătorului autorizat. Mai apare graba care sare peste verificarea numelor, a datelor sau a codurilor, cu atât mai mult în diplome și certificate.
O fotografie clară, la rezoluție bună, rezolvă jumătate din drum. O altă capcană este dorința de a aplica apostila direct pe traducere, când de fapt traseul corect începe cu actul original și continuă cu traducerea, legalizarea și abia apoi apostilarea încheierii notariale. Mi se pare că o discuție de cinci minute cu un traducător și cu un notar din Cluj limpezește toate aceste detalii.
Se întâmplă și cazuri mai colorate, cu nume din alfabete diferite sau cu transliterări variate de la o instituție la alta. Există norme, dar fiecare autoritate poate avea o preferință. Cea mai bună strategie este consecvența. Dacă pe permisul de ședere numele apare într-un anume fel, păstrează aceeași formă peste tot. Nu știu exact dacă e așa pentru toată lumea, însă în dosarele pe care le-am văzut consecvența scurtează drumurile și reduce explicațiile de la ghișeu.
Întrebări practice, răspunsuri fără ocolișuri
Întrebarea clasică este dacă poți începe doar cu scanuri și să aduci originalele la final. Cel mai des, da. Traducerea se poate lucra pe baza unei copii bune, iar originalul se prezintă la ridicare, înainte de legalizarea notarială. Se poate lucra și la distanță, cu ridicare din birou sau prin curier. Dacă actul are mai multe file, toate se traduc și se leagă la notar în aceeași mapă, astfel încât să nu lipsească nimic.
Dacă documentul este bilingv, uneori instituția acceptă doar copia legalizată a versiunii bilingve, fără traducere, dar alteori insistă pe traducere legalizată. De aceea, un e-mail scurt către instituția care va primi dosarul este cel mai sigur început.
Mai există dilema cu paginile goale din pașaport. Nu se traduc, pentru că nu conțin informație. În schimb, orice viză, ștampilă sau notă marginală se redă întocmai, ca să nu apară nelămuriri. Iar dacă ai un termen limită, spune asta din prima discuție. În Cluj, notarii au program extins în anumite zile, iar traducătorii își pot ajusta munca. Planificarea îți salvează timp și nervi.
Cum alegi partenerii potriviți în Cluj, fără să complici lucrurile
Selectarea oamenilor cu care lucrezi ține de încredere și verificare. Uită-te dacă traducătorul este autorizat pe limbile de care ai nevoie și dacă are experiență cu tipul tău de documente. Cere un exemplu de pagină când actul e foarte tehnic și roagă-l să îți explice pe scurt traseul, cap-coadă.
La notar contează ca traducătorul să aibă specimenul de semnătură depus, pentru a nu pierde timp cu drumuri inutile. Și mai contează, din ce am observat eu, capacitatea de a explica pe românește ce se întâmplă cu actele tale. Un partener bun îți va spune și când nu ai nevoie de legalizare și te va ghida când intră în scenă apostila sau supralegalizarea.
La final, toată povestea cu traducerile legalizate nu este un test de nervi, ci mai degrabă un exercițiu de organizare. Îți pui actele în ordine, întrebi ce anume se cere, lucrezi cu profesioniști obișnuiți cu astfel de trasee și nu te grăbești în punctele sensibile.
Clujul are o comunitate matură de traducători și notari, obișnuită cu documente venite din toate colțurile lumii. Cu două mesaje bine scrise și o fotografie clară, lucrurile se așază. Poate nu perfect din prima, dar suficient de bine încât să duci dosarul unde trebuie, fără complicații inutile.
